ออกคำสั่งเตือน Issue a Warning Order
ออกคำสั่งเตือน
ประยุกต์จากขั้นตอนระเบียบการนำหน่วย เพื่อใช้กับการกู้ภัยช่วยเหลือพลเรือน
ผมกำลังทบทวน ขั้นตอนระเบียบการนำหน่วย จากตอนที่ผมทำงานในกองทัพ ผมกำลังทบทวนว่า จะนำขั้นตอนระเบียบการนำหน่วยมาปรับใช้เป็นแนวทางให้ทีมผู้ช่วยเหลือชุดแรก นำมาใช้ในการรับมือกับเหตุฉุกเฉินเพื่อช่วยเหลือพลเรือนในชุมชนได้อย่างไร ก่อนหน้านั้นผมมุ่งไปที่ ขั้นตอนที่ 1 รับภารกิจ และจะทำความเข้าใจว่าอะไรคือภารกิจของคุณได้อย่างไร เราจะตั้งสมมุติฐานว่า คุณได้ทำภารกิจขั้นที่ 1 เสร็จ และตอนนี้เราทราบรายละเอียดของเหตุฉุกเฉินที่ได้รับการแจ้งเตือนจากศูนย์สื่อสารสั่งการแล้วว่า “ใคร” “อะไร” “อย่างไร” และบางทีก็มีความเป็นไปได้ที่จะทราบว่า “เมื่อไร” คุณจะส่งต่อข้อมูลข่าวสารให้คนอื่นได้อย่างไร
ขั้นตอนที 2 คำสั่งเตือน แจ้งทุกคนที่เกี่ยวข้องว่ามีเหตุฉุกเฉิน
ปกติ นี่คือสิ่งที่ศูนย์สื่อสารสั่งการปฏิบัติ เมื่อเขาวิทยุเรียกคุณ แต่เพื่อเป็นตัวอย่างของการสื่อสารเช่น ถ้าสมาชิกในทีมตื่นช้าและไม่ได้ยินเสียงวิทยุที่เรียกเข้ามาทั้งหมด คุณจะทำอะไรได้บ้าง คุณจะใส่รายละเอียดบางอย่างที่ทีมของคุณอาจไม่ได้รับได้อย่างไร นี่คือขั้นตอนของการสื่อสารที่มีประสิทธิผล
การสื่อสารแบ่งเป็น 4 ขั้นตอนคือ ผู้ส่ง ข้อมูลข่าวสาร วิธี และผู้รับ
ผู้ส่ง - บุคคลหรือแหล่งที่ส่งข้อมูลข่าวสารไปยังผู้รับ คุณ
(ผู้ส่ง) มีบางสิ่งที่สำคัญ (ภารกิจหรือเหตุฉุกเฉิน) เพื่อบอก ทีมของคุณ (ผู้รับ)
ข้อมูลข่าวสาร - สิ่งที่ผู้ส่งตั้งใจจะสื่อสาร ให้ข้อมูลข่าวสาร แนวคิด ข้อคิดเห็น ความคิดรวบยอดหรือคอนเซ็ปต์ ข้อมูลข่าวสารของคุณคือ ภารกิจ/เหตุฉุกเฉิน (ใคร ที่ไหน อย่างไร และเมื่อไร) แต่คุณจะสื่อสารข้อมูลข่าวสารนี้ไปยังคนอื่นๆ ได้อย่างไร
วิธี - เป็นเส้นทางของข้อมูลข่าวสารจากผู้ส่งไปถึงผู้รับ การรวบรวมและส่งข้อมูลข่าวสารจากคุณ(ผู้ส่ง) ถึงทีมของคุณ (ผู้รับ) ทั้งการพูด การเขียน การส่งวิทยุ ศูนย์คอมพิวเตอร์เพื่อสื่อสารสั่งการ ใช้ภาษาไทย ภาษาเยอรมัน ภาษาพม่า สัญญาณมือ หรือวิธีอื่นๆ ที่อาจจะแปลกพิสดาร ซึ่งไม่ว่าจะใช้วิธีใดๆ ก็ตาม ควรจะต้องชัดเจนและรัดกุม พึงจำไว้ว่า ยิ่งการสื่อสารของคุณซับซ้อนมากเพียงใด ก็จะมีความผิดพลาดของการสื่อสารมากเพียงนั้น และเช่นเดียวกัน ถ้าการสื่อสารด้วยวิธีหนึ่งล้มเหลว แทนที่จะร้องตะโกนดังขึ้น ให้พยายามใช้วิธีอื่นๆ หรือใช้ชุดการสื่อสารอื่นๆ แทน
ผู้รับ – บุคคลหรือทีมงานผู้ได้รับข้อมูลข่าวสาร เป็นผู้ที่พยายามที่จะทำความเข้าใจข้อมูลข่าวสารสำคัญ เกี่ยวกับภารกิจ/เหตุฉุกเฉิน ที่คุณสื่อสารถึงเขา อะไรคือวิธีการที่เร็วที่สุดสำหรับทีมของคุณเพื่อที่จะเข้าใจข้อมูลข่าวสารสำคัญ เกี่ยวกับภารกิจ/เหตุฉุกเฉิน ขอให้คุณคิดเกี่ยวกับแหล่งที่มาของข้อมูลข่าวสารนั้น คิดว่าเขา (ผู้รับ) รู้อะไรบ้าง พูดว่าอย่างไร เข้าถึงอะไรได้บ้าง เรามักจะตำหนิผู้รับว่า ไม่เข้าใจข้อมูลข่าวสารของเราหรือสิ่งที่เราต้องการสื่อสาร แต่บ่อยครั้งที่เราในฐานะผู้ส่ง ได้เพียงแต่รวบรวมข้อมูลข่าวสารเพื่อเราเองแทนที่จะรวบรวมเพื่อผู้รับ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจ
ในขณะที่มีหลายเรื่องที่ต้องสื่อสาร เราสามารถพิจารณาในฐานะที่เราแสวงหาการสื่อสารที่ดีกว่า ซึ่งทั้ง 4 ส่วนนี้เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของการสื่อสาร ผมจะสาธิตให้เห็นทั้ง 4 ส่วน ใน 2 ตังอย่าง ข้างล่างนี้
ตัวอย่างที่ 1 คุณเรียกวิทยุไปที่ศูนย์สื่อสารสั่งการแจ้งเขาว่า ทีมของคุณกำลังรับมือกับเหตุฉุกเฉินที่เขาร้องขอให้คุณตอบสนอง
ผู้ส่ง = คุณ
ข้อมูลข่าวสาร =
คุณจะตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน
วิธี = ใช้วิทยุสื่อสารและเสียงของคุณ
ผู้รับ =
ศูนย์สื่อสารสั่งการ
ก่อนการสื่อสาร
ข่าวสารที่สำคัญ ให้หยุดนิ่งและสรุปในใจสั้นๆ ว่า คุณจะพูดอะไร
ตัวอย่างที่ 2 คุณตะโกนเข้าไปในศูนย์กู้ภัยด้วยเสียงของคุณ ซึ่งทีมกู้ภัยที่กำลังง่วงนอนรับรู้ว่าเกิดเหตุฉุกเฉินอะไรขึ้น และเขาควรจะได้เร่งรีบปฏิบัติการ
ผู้ส่ง = คุณ
ข้อมูลข่าวสาร =
เกิดเหตุฉุกเฉินอะไร
วิธี = การตะโกนด้วยเสียงของคุณ
ผู้รับ = ทีมหน่วยกู้ภัยของคุณ
แต่เพราะว่าการตะโกนไม่ได้ทำให้ทุกคนในทีมเข้าใจรายละเอียดของเหตุการณ์
เมื่อสมาชิกของทีมเข้ามาในรถกู้ภัยและถามว่า เกิดอะไรขึ้น
ในฐานะของหัวหน้าที่ดีคุณจะฟังคำถามของเขา
และสร้างสรรค์ด้วยการปรับปรุงการส่งสารที่ทำให้ทุกคนเข้าใจหรือว่า
คุณจะไม่เป็นหัวหน้าด้วยการโมโหโกรธาเนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่ได้ยินการส่งสารของคุณในครั้งแรก
ผมจะอภิปรายมากขึ้นเกี่ยวกับภาวะผู้นำใน ขั้นตอนที่ 3 การจัดทำแผนขั้นต้น
ขอบคุณสมาคมกู้ภัยพระธาตุผาแดงสำหรับภาพประกอบ ขอบคุณคุณวี (พัชรานิษฐ์ เพ็ชรแท้) สำหรับการแปลจากภาษาอังกฤษเป็นไทย
Berlo, D. (2503 B.E).
The Process of Communication; An Introduction to the Theory and Practice.
New York, NY: Rinehart and Winston.
Headquarters Department of the US Army. (26 เมษายน 2560 B.E).
Ranger Handbook TC 3-21.76. Washington D.C.
Mehrabian, A. (2515 B.E).
Nonverbal Communcation. Piscataway, New Jersey: Aldine Transaction.
National Wildfire Coordinating Group. (2551 B.E). Human Factors in the Wildland
Fire Service L-180. Boise, Idaho: National Interagency Fire Center.
Teh, I. (2556, มกราคม 13 B.E). The 3 V's of Communication. Retrieved from Ivan Teh Runningman: https://ivanteh-runningman.blogspot.com/2013/01/the-3-vs-of-communication.html
Issue a Warning Order
Adapting the Army’s Troop Leading Procedure for Use in the Civilian Rescue Services
I am reviewing Troop Leading Procedure (TLP) from my time in the Army. I am looking at how TLP can be adapted to lead emergency responders in civilian communities responding to emergency incidents. Previously I looked at Step 1, Receive the Mission, how to understand what exactly your mission is. We will assume you have completed step 1 and now know the ‘who’, ‘where’, ‘what’, ‘how’, and possibly ‘when’ of an emergency call you have received in an emergency dispatch. How do you share that information with others?
Step 2 Issue a Warning Order – Tell all people involved that there is an emergency. Normally this is what dispatch does when they call you on the radio, but for an example of communication, what if your team members were slow to wake up and did not hear all of the radio dispatch? How do you fill in any details your team might have missed? This step is about communicating effectively. Communication breaks into 4 parts; sender, message, method, and receiver.
Sender – The person or
source sending a message to the receiver. You (the sender) have something important (the
mission/emergency) to tell your team (the receivers).
Message – What the sender
intends to communicate, an idea, concept, thought. Your message is the mission/emergency (who, where,
what, how, and when), but how do you communicate this information to everyone
else?
Method – The route by which
the message passes from the sender to the receiver. The packaging and the transporting
of your message from you (the sender) to your team (the receiver). Verbally, written, radio, computer aided
dispatch, Thai, German, Burmese, hand signals, telepathic mind-meld, whatever
the method it should be clear and concise.
Remember the more complicated your method of communicating, the greater
the chance of miscommunication. Also, if
one method of communicating fails, instead of screaming louder, try using different
method/packaging for your message.
Receiver – The person or
entity that supposedly gets the message, those trying to understand your
important ideas. What would be fastest
way for your team to understand the idea (the mission/emergency)? Think about where they come from, what they
know, how they talk, what they have access to.
We like to blame the receiver(s) for not understanding our messages, but
more often than not, we, the senders, just packaged our messages for ourselves
instead of packaging our message for the receiver.
While there are many more aspects to communication we can
consider as we seek to be better communicators, these 4 parts represent the
foundational components of communication.
I demonstrate these 4 parts with 2 examples listed below.
Example 1: You call on the
radio to dispatch informing them that your team is responding the emergency
incident they have requested you respond to.
Sender = You
Message = You will respond to the
emergency
Method = Radio and your voice
Receiver = Dispatch
Before communicating an important message stop and quickly
summarize what you will say in your mind.
Example 2: You yell with your voice into the rescue
center so that your sleepy rescue team knows what the emergency incident is
they should be rushing towards.
Sender = You
Message = What the emergency
incident is
Method = Yelling with your voice
Receiver = your rescue team
But because of the yelling not all of the team understands the incident details. As members get into the rescue vehicle, they ask, “What is going on?” As a good leader are you going to listen to their question, and create an improved message that everyone understands, or will you not be a leader by getting angry that not everyone heard your message the first time?
I will discuss more on leadership with Step 3 Make a Tentative Plan.
Thanks to the Phrathatpadeng Rescue Association for help with the photos. Thank you Khun Wee (Patcharanis Padtae) for helping translate into Thai.
Berlo,
D. (1960). The Process of Communication; An Introduction to the Theory and
Practice. New York, NY: Rinehart and Winston.
Headquarters Department of the US Army. (26 April 2017). Ranger
Handbook TC 3-21.76. Washington D.C.
Mehrabian, A. (1972). Nonverbal Communcation.
Piscataway, New Jersey: Aldine Transaction.
National Wildfire Coordinating Group. (2008). Human
Factors in the Wildland Fire Service L-180. Boise, Idaho: National
Interagency Fire Center.
Teh, I. (2013, January 13). The 3 V's of Communication.
Retrieved from Ivan Teh Runningman:
https://ivanteh-runningman.blogspot.com/2013/01/the-3-vs-of-communication.html
